Tras un año de empezar a conocer algunos sistemas de productividad, intentar implementarlos y fallar estrepitosamente; he empezado a reconocer los procesos que mejor funcionan para mi. Actualmente utilizo un sistema muy simplificado, rápido y sencillo. Basado en Zen to Done ( ZTD ) de Leo Babauta, una simplificación del GTD de David Allen.
En estos artículos intento ofrecer los conceptos de productividad más significativos para mi. Quiero destacar que estas indicaciones son las que mejor funcionan en mi propio caso, y son las que intento seguir para desarrollar mi propia actividad.
A continuación los cuatro primeros:
1. Utiliza un sistema de productividad que te sirva
Cuando llegas de algún modo a intentar aprender y aplicar sistemas de productividad puede que te topes con los sistemas más desarrollados. Métodos con millones de indicaciones de como actuar y planificar cada aspecto de nuestro trabajo o las diferentes tareas. Con un gran número de fases diferentes que requieren de muchos procedimientos que completar. Primero recolectar, organizar, procesar; después planificar, hacer, revisar, etc. Y todo ello con un grado más o menos alto de sofisticación que consume una gran cantidad de tiempo.
Al empezar con un sistema de estas características, llegaba a la conclusión de que simplemente no funcionaba para mi. Pasaba muchos minutos realizando cada fase para no obtener un beneficio claro, más tiempo “organizando” que “haciendo”. Más adelante descubrí Zen to Done, un sistema que con la base del Getting things Done, lo reducía y adaptaba a personas que no necesitaran de un método tan complejo. Justo lo que necesitaba, reducir los procesos para adaptar a mi poco volumen de “áreas” de trabajos diferentes.
Tras un tiempo mi sistema quedó reducido a solo cuatro fases más amplias:
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1. Recopilar
Unificar toda la entrada de información en las mínimas “bandejas de entrada” posibles. Una física, todo el correo electrónico en la misma cuenta, todas las notas en Evernote, y todos los archivos en Dropbox
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2. Organizar
Decidir de forma ágil que hacer con cada tarea, nota u objeto que estén en las bandejas: desecharlo, archivarlo, hacerlo, delegarlo, o programarlo.
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3. Hacer
Esta es la única fase de que debería haber en realidad, las demás son solo para gestionarla. Hacer una cosa a la vez, sin distracciones y de principio a fin.
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4. Revisar
Comprobar que estás recopilando todo, que te organizas correctamente, que haces lo que te propones. En definitiva que el sistema te funciona y mejorarlo.
2. Gestiona tus diferentes áreas como un todo
Puede que algunas personas necesiten de técnicas más desarrolladas por el volumen de tareas y sectores diferentes que tienen que gestionar. En mi caso distingo tan solo 4 ramos de actividades: trabajo, colaboraciones, proyectos personales y vida personal. Y además no suelo trabajar en más de dos o tres proyectos de a la vez incluyendo las diferentes áreas aunque tenga muchos “guardados para luego”. Soy un trabajador autónomo y la mayoría de días mi actividad está en mi propio estudio y sin requerimientos de horario.
Por lo tanto he encontrado que lo más provechoso es gestionar estas cuatro áreas como una sola y repartir mi tiempo teniendo en cuenta todas mis actividades.
Esto puede no servir para todo el mundo. La persona que tenga más volumen de actividades o sectores diferentes, puede querer separarlos y tratarlos con especificaciones diferentes para cada proceso. El que tenga un horario definido de trabajo puede separar perfectamente la gestión de la actividad profesional de la de su vida personal
3. Recopila toda la información rapidamente y sácala de tu cabeza
Siempre llevo conmigo algún elemento para recopilar notas, tareas, citas o contactos. Usualmente es mi teléfono con Evernote, pero sin duda el método más rápido y confiable sigue siendo el lápiz y papel, una pequeña libreta a la que se le puedan arrancar las hojas para dejarlas en tu bandeja de entrada física. Sentado delante del ordenador llevo todo a Evernote, notas, artículos para leer después, tareas, etc.
El cerebro humano es malvado o disperso por naturaleza y te recuerda que debes comprar pan en medio de una reunión de trabajo. Después en casa te recordará algún correo que tienes que escribir a un cliente. Saca esa información de tu cabeza inmediatamente y continua con la actividad. Si te va a llevar menos de dos minutos, es decir si no te interrumpe hazla directamente.
Esta fase del método es muy sencilla de implementar con un poco de esfuerzo. Cuando empecé con la productividad pensaba que perdería muchas cosas por el camino y que no lograría acostumbrarme a esta parte fácilmente. Pero en pocas semanas el sistema fluye solo y te das cuenta de que estás recogiendo toda la información sin interrumpir ninguna de tus tareas. Y que no estás dejando nada de lado.
4. Organízate con decisiones rápidas y priorizando la sencillez
Identifica las tareas y proyectos más destacados y dales prioridad absoluta. En mi caso programo dos o tres proyectos por semana y dos o tres tareas principales al día. Y me centro en ellas, les otorgo la máxima prioridad, les reservo las partes del día en las que tengo más energía. Así cuando acabo puedo trabajar actividades más sencillas o que no tengan tanta importancia. O descansar, practicar deporte o leer porque ya tengo mis tareas importantes hechas.
En mi propio caso distribuyo toda la actividad en solo tres listas: tareas que debo hacer, cosas que haré si me sobra tiempo y ideas para guardar. La primera debe cumplirse así que es importante aislar lo realmente destacado, y meter en la segunda todo aquello que aunque lo parezca, no lo es.
También he comprendido en este tiempo que no puedo hacer todo lo que quisiera o me gustaría. He intentado aprender a decir que no y a desechar actividades que no me aportan más beneficios que las que ya tengo. Es triste dejar de lado un proyecto interesante, no poder trabajar en algo que te gustaría. Pero es mejor hacer una cosa completa que dos a medias. He aprendido a valorar el hacer menos pero sin ir con la lengua fuera.
Dentro de muy poco completaremos el resto de conceptos con otros artículos. Si quieres profundizar en productividad te recomiendo especialmente el método y el blog de Leo Babauta en inglés: Zen Habits, y la traducción al español
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Puedes ver el segundo con tres más aquí.
Y el final con los tres últimos aquí.
