Desde siempre recuerdo días en los que “no he avanzado nada” o “no me ha cundido mi trabajo”. Proyectos en los que he tenido que invertir muchas más horas de las necesarias y esfuerzos extras para llegar a las fechas de entrega. Al empezar a consultar diversas fuentes para intentar mejorar mi productividad, he recopilado los principios en los que se basan la mayoría de métodos o enseñanzas.
Escritorio despejado
Existen métodos completísimos con procesos a adaptar para no dejar escapar ninguna tarea importante, pero a alguien que se acerca por primera vez a la productividad puede que le sean útiles éstos conceptos básicos.
Organización:
Paso algunos minutos preparando el terreno para enfocar correctamente el inicio de las tareas. Si tengo una visión general de las necesidades que me surgirán puedo preverlas y realizarlas en una secuencia correlativa. Si necesito consultar alguna web mientras escribo éste artículo, abriré el navegador y el procesador de textos.
Ésto también lo aplico a los períodos más largos de trabajo. Al principio y al final de mi semana o mi jornada laboral, dedico unos minutos a prever necesidades y repasar objetivos.
Motivación:
¿Para qué estoy realizando ésta tarea? Nada me ha empujado más a trabajar en algo que interiorizar su finalidad. Estoy escribiendo éste artículo para conocer los métodos que me ayudan a ser más productivo. Y cuando un diseño o la edición de un vídeo se ralentiza, recuerdo la satisfacción que obtengo de su creatividad y la utilidad para mi cliente, y continuo trabajando.
Puedes estar intentando mejorar tu productividad en tu trabajo, recuerda que al final de mes tienes una recompensa. Puedes pagar la hipoteca de la casa en la que vives con tu familia. O salir con tu novio a cenar. Si estás realizando una tarea creativa, disfruta el proceso adelantando la satisfacción que sentirás cuando utilices tu diseño, cuando invites a leer tu texto a tus compañeros, o cuando muestres las fotografías de tus vacaciones retocadas y organizadas.
Escritorio conflictivo.
Espacio físico:
Antes de empezar y al finalizar mi jornada laboral ordeno todo mi espacio de trabajo. Y he organizado el estudio para sentirme cómodo mientras estoy realizando alguna tarea. Prueba a trabajar en el ordenador más de media hora, sentado en una silla demasiado baja o con reflejos en tu pantalla.
Intento mantener mi estudio con los mínimos elementos necesarios. Tengo un escritorio, una estantería, una silla y el ordenador. Aparto los elementos que no voy a utilizar inmediatamente para que no me despisten ni molesten. Archivo los de trabajos terminados lo más rápido posible. Un consejo rápido: ten cerca lo que utilizas y muy lejos lo que no.
En mi caso es muy importante la ergonomía, tengo una silla cómoda pero que mantiene mi espalda recta. Mi escritorio está a la altura adecuada para la posición de mis brazos sobre el teclado. Tener una pantalla de un tamaño considerable mejora tu flujo de trabajo, puedes tener las ventanas necesarias abiertas.
He obviado todos los elementos que me distraen, pósters, libros, fetiches, etc. Para completar mi “ambiente” utilizo una música más o menos suave según la tarea que esté realizando o la parte del proceso. Intento trabajar cómodo pero no relajado. Lo único “poco útil a priori” que me interrumpe es el recordatorio de mi motivación, en mi caso, una fotografía.
Evito las interrupciones:
Necesitamos de un lapso de tiempo para enfocarnos en las tareas. Cuando llevo unos minutos trabajando, el proceso se acelera y “fluye” con más naturalidad. Ésto es así con todas las tareas que conllevan cierta dificultad. Avanzo más en mi tarea con un lapso de una hora seguida que con 100 de cinco minutos.
Aparto el móvil, cierro el correo, el twitter y aviso a mi compañera de que voy a iniciar mi trabajo. Éste aspecto es muy sensible si trabajas en tu propio hogar. Establece unos turnos con tu mujer, novio, compañeros de piso, etc: háblalo sosegadamente con ellos. Un truco rápido: cierra la puerta de tu estudio. Éste elemento físico actúa de barrera psicológica. Sepárate de las tareas domésticas mientras trabajas. ¿Tienes que hacer la cama? Hazla antes o después de trabajar. Nunca durante.
Si estás intentando trabajar en una oficina, invita a tu compañero que acaba de llegar a contarte la película que vio anoche que lo haga en la pausa para el café.
Descanso:
Tanto para el aspecto físico como para el mental, es necesario interrumpir las tareas para recuperarte. Yo intento adaptar mis descansos a las tareas que estoy realizando. Parto de la base de diez minutos de descanso a la hora, pero si hago varias tareas cortas realizo más interrupciones pero más cortas. Si tengo una tarea compleja en la que estoy avanzando satisfactoriamente, retraso mi parada pero la hago más larga.
Recupera aliento si estás haciendo una tarea física, despeja tu mente si llevas un tiempo escribiendo o diseñando. Fíjate en tus propias condiciones. ¿Que te sirve mejor?. Puedes monitorizar tus periodos de trabajo e incluso anotarlos para llevar un mínimo control. Cuando lleves un tiempo considerando tus propias características, podrás optimizar tus intervalos entre trabajo y descanso.
Lo más importante de todo, disfruto del proceso:
Me gusta editar vídeo, elegir el plano adecuado que mantenga la estructura narrativa de la historia que queremos contar. Me encanta diseñar un vídeo que comunique las virtudes del producto que fabrica mi cliente. Disfruto de verdad cuando me felicitan por una fotografía que enseña un instante interesante.
Si trabajas en lo que quieres, enhorabuena. Recuérdalo a menudo, disfruta de los procesos, recuerda tus éxitos. Si trabajas “para comer”, intenta también buscar los aspectos que te agradan, y si no los encuentras, recuerda la recompensa.
A modo de resumen: prevé tus necesidades, trabaja cómodo, evita las interrupciones, descansa a menudo, recuerda tu motivación y disfruta del proceso.
Poco a poco iremos profundizando más en las técnicas y procesos para mejorar la productividad, el próximo artículo por ejemplo, versará sobre la técnica “pomodoro”; que te “obliga” a enfocarte en periodos de tiempo y alternarlos con descansos cortos.
Para saber más:
Existen miles de blogs y webs con material sobre productividad. Uno destacado y en castellano es “El Canasto” de Jeroen Sangers, donde encontraras múltiples consejos y técnicas. Tambien el podcast “Dos minutos de productividad”
¿Has empezado a utilizar algún método de productividad? ¿Te han servido éstos o otros consejos?