Lomasde Vida digital

Más conceptos básicos de productividad después de los cuatro primeros y tres más.

En estos artículos intento ofrecer los conceptos de productividad más significativos para mi. Quiero destacar que estas indicaciones son las que mejor funcionan en mi propio caso, y son las que intento seguir para desarrollar mi propia actividad.

Para completar los diez, seguimos con los tres últimos:

8. Concéntrate en el presente y en el lugar en el que estás

En el aquí y el ahora. Este concepto está intimamente relacionado con el realizar solo una tarea a la vez y con la necesidad de dejar todo “fuera” de la mente para poder concentrarte en la tarea que estás realizando en el momento. Deja de pensar en lo que tienes que hacer después y mejorará tu rendimiento con la actividad actual. ¿Tienes ganas de irte a casa pero todavía estás acabando cosas en el trabajo? Concéntrate en tu tarea y además de que “el tiempo pasará volando” realizarás mejor tu labor.

Un muy buen truco para centrarte lo encontré hace poco en el artículo de Iago Fraga “Los 9 elementos de un entorno de máxima concentración“. La técnica de la “hoja de vaciado mental” propone escribir de forma breve en un papel todo lo que se te ocurra antes de empezar una tarea importante, aunque ya lo tengas en listas o empezado, para “llegar con la cabeza vacía al punto de trabajo”.

Enfocarte en el ahora ayuda a completar tareas sencillas rápidamente y no dejarlas para luego. Un compañero te propone una reunión para poner en común el desarrollo de algún proyecto con la frase “tenemos que reunirnos para ver como va el proyecto X”. Intenta concretar la reunión en ese momento, pon la fecha inmediatamente. O ¿Por qué no celebrarla ya y “quitártelo de enmedio”?. Has avanzado aprovechando tu tiempo para no tener que hacerlo en el futuro. Resolver estos asuntos con diligencia es realmente provechoso, pero no ha de interferir si estás realizando una tarea mayor. Encontrar el equilibrio te librará de tareas más adelante sin desconcentrarte.

Además “ser presente” también redunda en la calidad de tus relaciones personales, escuchar activamente a tu compañero/a, poner toda tu atención en tus hijos cuando pases tiempo con ellos, crea un ambiente de confianza superior con ellos y por lo tanto el disfrute y la intensidad de estas interacciones se multiplica. Así como realizar la tarea más sencilla completamente concentrado en ella te da una nueva visión.

9. Visualiza tus metas, tus objetivos y tus sueños frecuentemente

Mejorar tu productividad no es algo que intentes “porque si”, porque está de moda o por que lo has leído en un blog. Yo intento mejorar mi productividad para hacer mejor mi trabajo y disponer de más tiempo para mi vida personal. ¿Cuales son tus motivos?. ¿Acabar antes tus tareas habituales para poder dedicar más tiempo a desarrollar ideas nuevas? ¿Llegar antes a casa para pasar más tiempo con tu familia?

Recopila, repasa y recuerda tus anhelos frecuentemente. Y felicítate con efusividad cuando los consigas. Desde el más pequeño como acabar el informe con tiempo para ir a comer a casa, al mayor de todos como conseguir estabilidad financiera o vivir un matrimonio feliz durante muchos años. ¿Quieres acabar el proyecto esta semana para poder lanzarlo el próximo lunes? Escríbelo con todo detalle en tu lista, calendario, etc. Márcalo con un gran “tic” verde cuando lo completes. Que se vea que lo has conseguido.

10. Descansa y desconecta

Cuando realizas una actividad deportiva para ponerte en forma, es en la fase de descanso cuando tus músculos se fortalecen. Así mismo funciona con tu cerebro. Cuantos más y mejores períodos de desconexión realices, más rendimiento conseguirás durante el trabajo duro.

La relación trabajo / descanso óptima varía notablemente para cada persona. Por esto nada mejor que seguir un método de ensayo-error para conocerte mejor. ¿Llegas siempre cansado o con dolor de espalda después de un día en la oficina? Realiza pequeños “breaks” de diez minutos cada hora. Levántate de tu silla y realiza una tarea diferente, o simplemente da un paseo. La desconexión diaria también es importante, así que no te sientes con el ordenador en casa después de toda la jornada delante de el del trabajo

Las actividades que mejor me desconectan personalmente son: la actividad física, el cine, un libro y aunque parezca raro las actividades domésticas. Fregar los platos o poner lavadoras (pensando activamente en lo que estoy haciendo) es el mejor recuerdo de lo mucho que me gusta en realidad mi trabajo. Busca tu propia actividad que te agrade especialmente y tu labor sera menos “trabajo”

Y ten en cuenta un concepto que me pareció revolucionario la primera vez que leí sobre él. No hacer nada. Los sistemas de productividad nos llenan la agenda con tareas y proyectos durante todo el día para aprovechar cada minutos sin excepción. ¿Has probado a no hacer absolutamente nada en algún momento de tu día?. Jeroen Sangers en “Espacio en blanco” pone el ejemplo del viaje en tren. ¿Por qué no mirar por la ventana en vez de escribir emails o programar reuniones?

Con estos tres finalizo la lista de los diez aspectos que me parecen más importantes para implementar un sistema de productividad. Para saber más cosas puedes visitar los mencionados blogs de Jeroen Sangers “El canasto” y el “Técnicas de organización” de Iago Fraga

Por último recojo la lista completa

• 1. Utiliza un sistema de productividad que te sirva

• 2. Gestiona tus diferentes áreas como un todo

• 3. Recopila toda la información rapidamente y sácala de tu cabeza

• 4. Organízate con decisiones rápidas y priorizando la sencillez

• 5. Organiza tu espacio físico

• 6. Haz una sola tarea a la vez

• 7. La productividad es una lucha constante

• 8. Concéntrate en el presente y en el lugar en el que estás

• 9. Visualiza tus metas, tus objetivos y tus sueños frecuentemente

• 10. Descansa y desconecta

Puedes consultar el primero de los artículos con cuatro conceptos aquí.

Y el segundo con tres más aquí.

Continuamos con los conceptos básicos de productividad después de los cuatro primeros.

En estos artículos intento ofrecer los conceptos de productividad más significativos para mi. Quiero destacar que estas indicaciones son las que mejor funcionan en mi propio caso, y son las que intento seguir para desarrollar mi propia actividad.

A continuación tres más:

5. Organiza tu espacio físico

Que importante es esto para mi. Hace un tiempo solía encontrarme siempre con un lugar de trabajo caótico, con pilas de documentos, material para mi trabajo como realizador audiovisual, notas, etc; esparcidas por todo mi escritorio, estanterías e incluso llegaba a necesitar el suelo para completar mi almacenaje. Cuando empecé a conocer indicaciones de los sistemas de productividad sobre el espacio fui organizando mi propio método de organización. Y tiene unos resultados realmente buenos: no pierdo tiempo reorganizando y encuentro todo lo que necesito inmediatamente.

Para crear y mantener esta buena organización sigo estas indicaciones:

• Tengo un espacio reservado para todos los elementos nuevos: mi “bandeja de entrada”. Aunque no es realmente una bandeja si no un espacio en mi estantería. Deposito todo lo que llega y un par de veces al día lo proceso todo para: archivarlo, usarlo, tirarlo, o clasificarlo si lo tengo que usar próximamente. No lo vuelvo a dejar en la “inbox”. Tomo una decisión para cada objeto.
• Cuando tengo algo para colocar hago un paso previo a la organización por “bandeja de entrada” y si tiene un lugar asignado lo coloco ahí directamente. Es sorprendente lo bien que funciona esta metodología. Dejar en su sitio todo siempre y sin excepción. Esto hace que las cosas siempre estén en su sitio, que las encuentres y que no tengas que colocar todo lo que has ido dejando por ahí.
• En mi escritorio solo tengo lo imprescindible. El ordenador. Para el 90% de mi trabajo no me hace falta nada más. Cuando tengo que escribir algo en papel, lo cojo junto con el bolígrafo, lo uso y lo devuelvo a la estantería. No tengo papeles atrasados, fotos, muñequitos, botes, cinta adhesiva, etc; que tienen su sitio en la estantería, lejos de mi vista. Esto crea un entorno propicio para lo concentración, no estás viendo mientras trabajas, el presupuesto que preparaste, la nota de comprar el pan, etc.
• En mi estantería solo están a la vista los objetos que suelo utilizar en menos de una semana. Todo lo demás está ordenado en su archivador o cajón. No lo veo, así lo saco de mi mente.
• Si hace más de seis meses que no utilizo algo ¿para que lo necesito en mi estudio? ¿lo voy a volver a utilizar alguna vez? lo reciclo, lo doy, lo vendo, o lo guardo lejos si dudo.

Soy consciente de que llegar a un orden minimalista desde la situación que solemos tener es difícil. Para ello recomiendo empezar poco a poco y distribuir las tareas en el tiempo. Ordenar y procesar una estantería de nuestro mueble a la semana, por ejemplo. Pero siendo exigentes con la utilidad real del objeto. ¿De verdad lo voy a usar esta semana? Si no, quítalo de enmedio.

6. Haz una sola tarea a la vez

Siguiendo esta norma se consigue hacer más rápido y mejor cada actividad, sobre todo si tiene algún componente de creatividad o es compleja. Mientras trabajamos solemos recibir todo tipo de interrupciones: llamadas de teléfono, notificaciones de mensajería instantánea, correo, comentarios de compañeros. Incluso nuestro propio cerebro nos recuerda alguna cosa. Cuando esto me ocurre y la tengo que atenderla necesariamente, dejo de editar o de redactar y concluyo la interrupción por completo. Tomo nota, lo dejo de lado y continuo trabajando. Si puedo realizarlo enseguida, lo hago y me olvido.

La multitarea se da especialmente cuando trabajas en tu propia casa. En mi caso si estoy trabajando con el ordenador en mi propia vivienda y voy a tomar un café, no vuelvo al ordenador después de poner la cafetera. Espero a completar “todo el proceso” de tomar el café antes de volver a centrarme en el trabajo. Para reducir las interrupciones trabajando en domicilio resulta útil establecer un horario, tener un espacio dedicado y advertir a los demás que mientras estás en él, te encuentras ocupado

Las redes sociales, el correo, el teléfono y la mensajería son los responsables de la mayoría de interrupciones para las personas que trabajamos delante de un ordenador. ¿Vas a redactar algo importante? ¿Tienes una tarea que se va a prolongar unos minutos? Cierra el navegador, el cliente de correo, desactiva las notificaciones, incluso aleja el móvil y ponlo en silencio. Dale la importancia que se merece tu trabajo. Ya leerás el correo más tarde, tu compañero puede esperar a que le contestes, no hace falta ser el primero en ver el último vídeo gracioso, etc.

7. La productividad es una lucha constante

La necesidad de dedicar esfuerzo para ser productivo, tenerlo presente, optimizar tu sistema es “para siempre”. Aunque un día completes todas las tareas que te habías propuesto, dejes de lado las interrupciones y te encuentres dispuesto y despierto para realizar actividades; el siguiente puede ser que “estés más espeso”, que tengas una reunión que te interrumpa durante la mañana, y no acabes nada de lo que tenías previsto.

A continuación enumero algunas de las situaciones que se presentan para impedirte realizar tareas y como intento sortearlas

• Tienes una tarea importante que realizar y “no te apetece”

  Empiézala. Directamente, sin pensar. Asegúrate a ti mismo que vas a trabajar en ella solo 10 minutos. “Piratea” tu cerebro, engañándolo para iniciar la actividad, seguramente cuando lleves un largo periodo de tiempo recordarás que no te apetecía hacerla. Y ahora ya queda mucho menos para finalizarla .

• Se presenta ante ti un proyecto largo y complejo

  Lo piensas detenidamente y parece que queda muchísimo para terminar con esto. Para solucionarlo descompón el conjunto en tareas y partes más pequeñas. Empieza solucionando lo más sencillo o lo que más te atrae. Es más fácil proponerse completar la tarea de “crear la tabla de datos de 2011″ que la de “redactar el informe de resultados”.

• No consigues concentrarte en una tarea

  Cronometra unos minutos, pocos para empezar, en los que te dedicarás exclusivamente. Utiliza la técnica Pomodoro o adáptala a tus necesidades concretas. Para ello recuerda deshacerte de todo lo que pueda provocar interrupciones.

• Lo has intentado todo pero no consigues avanzar

  ¿Puede ser que haya llegado el momento de descansar? Algunas veces desconectar dando un pequeño paseo, realizando una tarea rutinaria, leyendo algo no relacionado, te da el descanso oportuno para volver a tu tarea con más fuerza.

Hasta aquí los tres conceptos de este artículo. Si quieres seguir profundizando en los conceptos sobre productividad y conocer más metodologías te recomiendo que visites uno de los blogs de referencia en castellano: Think Wasabi de Berto Pena. Tiene aquí especial interés sus artículos y monográficos sobre herramientas como Evernote o Dropbox.

Puedes consultar el primero de los artículos con cuatro conceptos aquí.

Y el artículo final con los tres últimos aquí.